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Pour bien gérer la comptabilité de votre entreprise, vous devez accorder une importance particulière au classement de vos documents comptables. C’est un préalable pour la réalisation d’un archivage correct. Il existe des méthodes efficaces pour faire un bon classement de vos documents comptables, une démarche qui est d’ailleurs profitable à l’entreprise.
Avantages d’un bon classement de ses documents comptables
Le processus de gestion de votre entreprise se déroulera bien si vous consacrez du temps et de l’énergie au classement parfait de vos documents comptables. Le premier gros avantage de cette démarche est que vous gagnerez du temps dans la recherche d’un document que vous devez utiliser en urgence. Tout étant bien ordonné, il vous faudra quelques minutes pour être en possession de ce que vous voulez.
Aussi, un bon classement est fortement recommandé pour réduire les risques de perte et d’altération des documents. Il en découle directement un gain d’argent. Car si vous trouvez à chaque fois les documents comptables dont la présentation est indispensable pour bien gérer votre business, vous n’effectuerez plus de dépense en vue de produire des duplicatas. Les pertes de dossiers étant évitées, vous vous mettez à l’abri des redressements sur le plan fiscal et social.
En outre, le fait de réaliser un classement intelligent de ses documents permet de suivre son activité et de surveiller de très près sa situation financière.
Point des documents comptables obligatoires de l’entreprise
Quelle que soit la nature de votre entreprise, vous devez absolument fonctionner avec un certain nombre de documents comptables obligatoires. Ceux-ci sont très importants et doivent faire l’objet d’une attention particulière lors du classement.
- Les comptes annuels :
Ils sont principalement composés de 3 éléments, à savoir le bilan, le compte de résultat, et l’annexe. La tenue d’une assemblée générale annuelle est nécessaire pour que l’entreprise approuve ses comptes annuels. Le bilan indique l’ensemble des actifs et passifs de l’entreprise à la clôture de l’exercice. Il donne une visibilité nette sur l’état du patrimoine de l’entreprise. Le compte de résultat met en évidence les produits et les charges de l’exercice. Le résultat ou le solde est obtenu en faisant la différence entre les produits et les charges. L’activité génère des bénéfices quand ce résultat est positif. Dans le cas contraire, elle aboutit à une perte. Quant à l’annexe, il permet de donner des explications sur le bilan comptable et le compte de résultat.
- Les livres comptables :
ils sont principalement constitués de deux documents comptables. On distingue le livre-journal qui fait apparaitre au jour le jour les flux de l’activité de l’entreprise afin d’éditer le grand livre. Justement, le grand livre est le deuxième livre comptable dont le rôle est de reprendre les informations du livre-journal, en faisant toutefois une présentation différente.
- Les pièces justificatives :
elles permettent d’apporter la preuve des informations écrites dans les comptes. Chacune de ces informations fait référence à une pièce justificative.
Il existe bien d’autres documents comptables qui circulent au sein d’une entreprise. Les plus grandes, qui possèdent au minimum 300 salariés, sont tenues d’établir des documents comptables supplémentaires, notamment une documentation qui met en évidence un plan de financement prévisionnel. C’est ce que recommande en particulier le cabinet d’expertise comptable ERECApluriel Bordeaux.
Idées pour classer idéalement vos documents comptables
Plusieurs options s’offrent à vous pour le classement idéal de vos documents comptables. Vous pouvez décider de faire un classement simple en considérant la nature du document. Par exemple, il est possible de regrouper ensemble les factures d’achats, ensuite de rassembler les factures de ventes, puis de réunir les documents sociaux et poursuivre ainsi pour les autres types de document traités au sein de votre organisation.
Une autre idée non moins intéressante est de classer vos documents en suivant un ordre chronologique ou alphabétique. Le traitement doit se faire en tenant compte de la famille des documents. Par exemple, le classement peut concerner les documents des clients, les documents des fournisseurs, les documents personnels, etc. Il est particulièrement intéressant de classer les factures des clients par ordre chronologique, ce qui permet de respecter leur numérotation. Quant aux factures des fournisseurs, l’idéal est de réaliser un classement par ordre alphabétique.
Quelle que soit la manière de classer vos documents, pensez à les disposer dans des supports adaptés. Le recours à des classeurs est envisageable. C’est un bon choix pour protéger parfaitement vos dossiers et éviter de les perdre. Cela étant, vous pouvez personnaliser vos classeurs afin qu’ils soient plus pratiques. Si ce n’est pas le cas, ajoutez des étiquettes sur la couverture de chaque classeur, ce qui vous permettra de savoir quels types de documents s’y trouvent. L’utilisation de chemises est également une superbe idée pour classer efficacement vos documents. Vous les rangerez ensuite dans des armoires. Mais prenez soin de bien organiser l’entreposage des chemises dans les armoires afin de pouvoir retrouver facilement ce dont vous avez besoin. Que ce soient les classeurs ou les chemises, pensez à les diviser en des sous-catégories qui vous permettront d’avoir accès rapidement aux informations que vous recherchez.
